coecoesm

SURAT MENYURAT

Posted on: Juni 5, 2014

Arti dan Fungsi Surat

Pengertian Surat

Surat adalah suatu alat yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak kepada pihak lain untuk mengimformasikan suatu hal yang bersifat formal maupun non formal agar tersampaikan tanpa harus saling berhadapan secara lansung.

Fungsi Surat

Fungsi-fungsi surat dalam organisasi atau badan usaha :

  • Sebagai alat komunikasi tertulis
  • Sebagai tanda bukti hitam diatas putih
  • Sebagai alat dokumentasi
  • Sebagai bukti historis atau kegiatan pada era tertentu
  • Sebagai alat pengingat
  • Sebagai pedoman untuk mengambil keputusan
  • Sebagai keterangan keamanan
  • Sebagai alat mempermudah bagi tata uasaha atau kearsipan

 

Syarat – syarat Surat yang Baik

  1. Surat disusun dengan teknik penyusunan yng benar, yaitu :
    • Penyusunan letak bagian – bagian surat (bentuk surat)tepat sesuai aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
    • Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
    • Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum
  2. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan ekssplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.
  3. Bahasa yang digunakan haruslah Bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahsa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, Bahasa surat harus efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian Bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam baha Indonesia.

 

Bahasa Surat

Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut :

  1. Bahasa baku
  2. Bahasa jelas atau tidak banyak basa – basi, mengikuti perkembangan Bahasa surat
  3. Lugas, tidak mubazir, tidak banyak basa – basi, mengikuti perkembangan Bahasa surat
  4. Efektif dan efisien
  5. Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf.

Ciri paragraph yang baik adalah :

  1. Mengandung kesatuan isi
  2. Kepaduan antar kalimat
  3. Ada pengembangan gagasan pook
  4. Bernalar
  5. Menarik atau mengandung rasa Bahasa : kosa kata tepat, optimis, menghindari pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan.
  6. Taat asas

Bagian – bagian Surat

Pada umumnya surat terdiri dari 4 komponen utama yaitu kepala surat, leher surat, badan surat, dan kaki surat. Dimana komponen – komponen tersebut terdiri dari :

1. Kepala surat

Pada umumnya organisasi atau perusahaan juga badan hokum memiliki kop surat saat mereka membuat sebuah surat. Dimana fungsi kop surat itu adalah sebagai berikut :

a. Sebagai identitas

Pada kop surat tercantum logo atau lambing perusahaan atau instansi, logo atau labang ini dipilih dan dirancang dengan cermat agar memberi kesan yang baik, mudah diingat, khas, berwibawa, dan mewakili perusahaan dengan lambangnya.

b. Sebagai pemberi informasi

Kop surat yang lengkap mencantumkan nama perusahaan atau instansi, logo, bidang usaha atau jenis aktivitas yang dijalani, alamat lengkap, nomor telepon, kotak pos, fax dan kantor cabang sehingga dapat memberi informasi yang jelas kepada pembaca mengenai peusahaan atau instansi pengirimnya.

2. Tanggal surat

Tanggal surat harus ditulis secara lengkap, dengan mencantumkan tanggal, bulan, dan tahun. Fungsi dari tanggal surat adalah :

  1. Mempermudahkan penetapan waktu membalasnya
  2. Mempermudah pengingatan kembali dan penggandaannya bagi penerima
  3. Sebagai referensi dan petunjuk bagi petugas administrasi dan kearsipan
  4. Nomor surat

Fungsi dari nomor surat adalah sebagai berikut :

  1. Referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan
  2. Petunjuk unit atau departemen asal surat
  3. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu
  4. Memudahkan pengaturan dan pencarian jika surat diperlukan kembali
  5. Perihal surat

Perihal atau hal merupakan petunjuk mengenai intisari atau pokok isi surat. Fungsinya sebagai oenyimpul pokok isi atau intisari surat, sehingga memudahkan penerima mengetahui pokok permasalahan dan memberikan jawaban.

5. Lampiran

Lampiran ini berfungsi sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat. Lampiran ditempatkan di bawah dan sejajar dengan nama jabatan, sedangkan dalam surat – surat pemerintah penulisannya etelah penulisan nomor surat.

6. Alamat yang dituju

Alamat yang dituju berfungsi sebagai pemberi infomasi pada si pengantar agar tidak mengalami kesulitan dalam pengiriman surat.

7. Kalimat pembuka

Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat yangsesungguhnya agar si penerima mengetahui alasan dikirimnya surat tersebut.

8. Isi surat

Isi surat merupakan uraian mengenai maksud pembuatan surat dan hal – hal yang ingin disampaikan. Oleh sebab itu, surat harus diutarakan dengan jelas dan tidak bertele – tele dan harus sama dengan yang dinyatakan dalam perihal.

9. Kalimat penutup

Kalimat penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, penghargaan atau pengarahan.

10. Salam penutup

Salam penutup berfungsi sbagai tanda bahwa pembicaraan selesai dan surat setiap ditandatangani.

SOAL :

  1. Disebut apakah alat komunikasi secara tertulis ?
    1. Surat lamaran
    2. Daftar riwayat hidup
    3. Proposal
    4. Surat

Jawab : d ( surat )

  1. Kalimat dalam surat yang berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, penghargaan atau pengarahan. Terdapat dalam bagian surat ….
    1. Kalimat penutup
    2. Kalimat pembuka
    3. Salam pembuka
    4. Salam penutup

Jawab : a ( kalimat penutup )

  1. Kop surat atau kepala surat berisi tentang …
    1. Identitas surat
    2. Tanggal surat
    3. Lampiran
    4. Nomor surat

Jawab : a ( identitas surat )

  1. Bagian surat yang berfungsi sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat adalah ….
    1. Lampiran
    2. Kalimat penutup
    3. Kalimat pembuka
    4. Kepala surat

Jawab : a (lampiran )

  1. Kalimat yang berfungsi sebagai pengantar isi surat yangsesungguhnya agar si penerima mengetahui alasan dikirimnya surat tersebut, adalah kalimat ….
    1. Kalimat penutup
    2. Kalimat pembuka
    3. Salam penutup
    4. Kepala surat

Jawab : b ( kalimat pembuka )

SUMBER :

http://sir.stikom.edu/56/6/BAB%20III.pdf

http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/444/jbptunikompp-gdl-tikayustin-22179-3-unikom_t-i.pdf

https://veronikacloset.files.wordpress.com/2010/07/korespondensi-bahasa-indonesia.pdf

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Juni 2014
S S R K J S M
« Apr   Okt »
 1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
30  

RSS BERITA GUNADARMA

  • Sebuah galat telah terjadi; umpan tersebut kemungkinan sedang anjlok. Coba lagi nanti.
%d blogger menyukai ini: